Эффективное управление деловыми поездками и выработка корпоративной политики деловых путешествий позволяет каждой компании сократить расходы на организацию бизнес поездок на 15-20%!

Основной набор услуг для деловых поездок и путешествий

Основной набор услуг для организации туристической и бизнес поездки одинаковый – гостиница, билеты, транспорт.

Разница в целевой аудитории: деловые люди менее претенциозны, они часто знают, чего хотят и стараются уделять не так много времени организации своей поездки, нежели туристы. Люди, уезжающие отдыхать (путешественники, туристы), подходят к вопросу организации своего отдыха более тщательно (например, при выборе отеля смотрят на набор услуг: сауна, тренажерный зал и так далее и выбирают по принципу «чем больше, тем лучше»).

Потребности деловых людей и туристов определяются в следующем наборе услуг:

- размещение в гостиницах 3* - 5*;

- необходимость визовой поддержки для иностранных граждан на получение туристической или бизнес-визы;

- потребность в автотранспортных услугах для встреч/проводов или передвижений по городу;

- потребность в организации экскурсионного и ресторанного обслуживания;

- потребность в организации конференций, конгрессов, семинаров и других профессионально-деловых и культурных мероприятий;

- покупка и доставка железнодорожных и авиабилетов;

- потребность в квалифицированных услугах гидов-переводчиков.

Основной набор требований к деловым поездкам

Основное требование при выборе гостиницы для деловых людей – это, прежде всего, удобное месторасположение отеля (в зависимости от места проведения выставки, местоположения головного офиса и так далее) и цена.

Требования к гостинице для размещения линейного состава предприятия: класс гостиницы не всегда имеет значение; главное, чтобы проживание обошлось недорого, цены от 1 500 руб. до 3 000 руб. в сутки.

Руководящий состав: гостиница 4* - 5*, зачастую принадлежащая к международному гостиничному бренду (например, Marriott’s), стоимостью от 4 500 руб. в сутки и выше.

В выборе авиаперевозчика основным требованием остается безопасность и возможность быстро и недорого добраться из аэропорта в центр города, а также хорошее питание, даже если рейс непродолжительный.

При организации конференций: при выборе зала большое значение имеет его месторасположение, наличие необходимого оборудования, возможность воспользоваться услугами технического специалиста, хорошие и недорогие кофе-паузы, а также приемлемая цена.

Кто основные потребители бизнес услуг?

1. Основным потребительским сегментом рынка является корпоративный российский или иностранный Заказчик (юридическое лицо), направляющий своих сотрудников или специалистов – иностранных или российских граждан – в крупные города РФ с деловыми целями, включая участие в переговорах, выставках, конференциях, конгрессах и иных деловых событиях.

2. Непосредственные организаторы международных деловых и межрегиональных мероприятий, включая конгрессно-выставочную деятельность, симпозиумы, конференции и так далее.

3. Творческие союзы, спортивные клубы, организаторы гастролей и конкурсов, предвыборные штабы и политические блоки, учебные и консалтинговые организации, а также иные коммерческие или общественные организации, осуществляющие подготовку и проведение культурно-массовых, зрелищных и политических мероприятий.

4. Иностранный или российский корпоративный Заказчик инсентивных поездок (поездка за счет компании с целью поощрения работника) или поездок на отдых для своих сотрудников и членов их семей с экскурсионными и культурно-познавательными целями.

5. Российские туристические фирмы (турагентства-посредники), осуществляющие прием и обслуживание иностранных туристов в РФ.

6. Иностранные туроператоры и агентства, направляющие туристов в РФ.

Как выглядит запрос Клиента на бизнес поездку?

Обычно запрос Клиента содержит следующую информацию: название гостиницы, дата заезда/выезда в/из гостиницы, количество бронируемых номеров необходимой категории, фамилии и имена туристов, информация относительно предоставления питания, транспорта (реже экскурсионной программы, а также любых иных услуг, необходимых прибывающим туристам), способ оплаты.

Как эффективно управлять деловыми поездками?

Эффективное управление деловыми поездками и выработка корпоративной политики деловых путешествий позволяет компании сократить расходы на организацию бизнес поездок на 15-20%!

Крупные, динамично развивающиеся компании, безусловно, делегируют функции по организации деловых поездок туроператорам, поскольку объем поездок растет, и нет смысла расширять штат и платить лишние деньги людям, которые специально будут заниматься поездками. Зачем, когда это можно перепоручить надежному оператору?

В небольших и некоторых средних компаниях каждый сотрудник занимается организацией своей бизнес-поездки самостоятельно и отказ от работы с туроператором может быть обусловлен несколькими причинами: из-за устойчивой привычки так работать, неправильного убеждения, что у «посредника» дороже или непонимания удобства работы через туроператора.

Для достижения цели по эффективному управлению поездками компании, прежде всего, требуется подобрать «правильного» туроператора.

Во-первых, «правильный» туропреатор должен иметь безупречную деловую репутацию и иметь опыт работы с данным видом туризма. От грамотно спланированной поездки сотрудника порой зависит финансовый успех компании. Поэтому многие компании рассматривают туроператора как устойчивого, надежного и профессионального партнера и стремятся работать с тем оператором, имя которого известно и уважаемо на рынке и в обществе.

Организация деловой поездки начинается с получения информации и умения оператора предоставлять достоверную, полную и четкую информацию – важный критерий, по которому должен осуществляется выбор туроператора. Это должна быть команда профессионалов, способная решать самые сложные задачи, менеджеры, которые сразу смогут определить потребности клиента, проявить неподдельный интерес к его запросам и максимально полно постараться их удовлетворить.

Для предоставления качественных услуг у туропреатора должны быть надежные партнеры – поставщики, выбор и работу с которыми туроператор должен проводить постоянно, тем самым непрерывно повышая качество сервиса.

Одним из важных вопросов для компании при работе с туроператором является: А удобно ли мне с ним работать, и в чем его отличие от других операторов?

Удобство будет заключаться, прежде всего, в том насколько полный комплекс услуг способен предоставить туроператор, и установлены ли специальные взаимоотношения компании и туроператора. Под «взаимоотношениями» понимаются: оптимальные цены, оперативность предоставления требуемой информации, доступность нужного менеджера в любой момент времени, наличие кредитной линии и др. При этом туроператор должен иметь набор конкурентных преимуществ, которые сразу отличают его от других туристических компаний.

Например, преимущества «Райзебюро ВЕЛЬТ» заключаются:

- в предоставлении качественных услуг в сочетании с конкурентоспособной ценой;

- в наличии сертификата качества ISO 9001:2000, а это значит, в проведении постоянного мониторинга контроля качества;

- в индивидуальном подходе к Клиенту;

- в круглосуточной работе центрального офиса;

- в наличии трех офисов в крупных городах России – Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге;

- в многолетнем опыте работы на туристическом рынке и др.

Пример оптимизации расходов для клиентов от Райзебюро ВЕЛЬТ

1. Туристическая визовая поддержка иностранным гражданам предоставляется бесплатно при условии проживания в гостинице.

2. Доставка авиа и ж/д билетов в пределах города – бесплатно.

3. Размещение в гостиницах осуществляется на базе более чем 100 российских гостиниц, с которыми туроператор имеет устойчивые договорные взаимоотношения, дает возможность предоставлять специальные цены для постоянных клиентов и на групповое размещение.

4. Наличие у оператора сезонных и годовых «аллотментов» (квот мест) гарантирует клиентам получение свободных номеров в ведущих российских гостиницах практически в любой период времени, а также позволяет получить выгодное предложение по цене в период низкого сезона и в выходные дни.

5. Возможность получения аренды зала со скидкой при организации мероприятия (семинара, конференции и так далее).

6. Возможность бронирования целого ряда гостиниц в режиме реального времени http://www.hotels-booking.ru позволяет Клиенту мгновенно получать информацию о наличии свободных номеров на требуемые даты и подтверждение гарантированного бронирования.

Какие выгоды несет системный подход к организации расходов деловых поездок для клиентов?

Выгода при системном подходе для следующих целевых групп:

1. Секретарь / офис-менеджер компании

Сокращение рабочего времени для организации бизнес-поездки, которое тратиться на обзвон ряда гостиниц для выяснения наличия свободных мест, на получение оптимальных цен на требуемый период, бронирование, ожидание подтверждения, дополнительную организацию транспортных услуг, покупку авиа и ж/д билетов в кассах города и др.

2. Финансовый директор / бухгалтер

- оптимальные цены на целый комплекс услуг;

- кредитная линия (возможность проведения оплат 1-2 раза в месяц);

- различные формы оплаты за услуги:

* безналичный расчет (не нужно выдавать наличные средства для оплаты гостиниц и других видов услуг)

* наличный расчет (в любом офисе компании),

* оплата кредитной картой (по письму авторизации).

3. Руководитель

- оптимизация времени сотрудников по организации командировок.

4. Генеральный директор

- оптимизация рабочего времени сотрудников (секретаря, менеджеров);

- оперативный финансовый контроль расходов по организации деловых поездок;

- оптимизация расходов на организацию деловых поездок;

- вывод непрофильных функций предприятия на внешнее обслуживание (аутсорсинг).

Россия		Москва		Санкт-Петербург		Екатеринбург

бронирование гостиниц российские визы авиабилеты и ж/д билеты транспортные услуги	организация конференций экскурсии туры спецпредложения